چرخه Plan-Do-Check-Act (PDCA) چیست؟

PDCA (Plan-Do-Check-Act) روشی برای بهبود مستمر فرآیندها و محصولات است. در مورد فرآیند PDCA و کاربرد عملی آن بیشتر بدانید.

چرخه PDCA به چه معناست؟
به طور خلاصه توضیح داده شد، چرخه Plan-Do-Check-Act مدلی برای انجام تغییر است. این یک بخش اساسی از فلسفه تولید ناب و یک پیش نیاز کلیدی برای بهبود مستمر افراد و فرآیندها است.

ابتدا توسط والتر شوهارت پیشنهاد شد و بعداً توسط ویلیام دمینگ توسعه یافت، چرخه PDCA به چارچوبی گسترده برای بهبودهای مداوم در تولید، مدیریت و سایر زمینه ها تبدیل شد.

PDCA یک روش چهار مرحله‌ای ساده است که تیم‌ها را قادر می‌سازد از اشتباهات مکرر اجتناب کنند و فرآیندها را بهبود بخشند.

همانطور که توضیح دادیم، معنای PDCA بیایید عمیق تر به موضوع بپردازیم و در مورد چرخه بیشتر بیاموزیم.

چرخه برنامه ریزی-انجام-بررسی-عمل از کجا می آید؟ والتر شوهارت، آماردان و فیزیکدان آمریکایی، پدر PDCA در نظر گرفته می شود. او علاقه زیادی به تجزیه و تحلیل آماری و بهبود کیفیت داشت و پایه و اساس PDCA را که در نشریات متعدد ثبت شده بود، بنا نهاد.

سال‌ها بعد، ویلیام دمینگ با الهام از ایده‌های شوهارت، این مدل را در یک چرخه یادگیری و بهبود توسعه داد و به عنوان PDCA محبوب شد. به همین دلیل است که این مدل به چرخه شوهارت یا چرخه دمینگ نیز معروف است.

چرخه PDCA یک فرآیند تکراری برای بهبود مستمر محصولات، افراد و خدمات است. این به بخشی جدایی ناپذیر از آنچه امروزه به عنوان مدیریت ناب شناخته می شود تبدیل شد. مدل Plan-Do-Check-Act شامل تست راه حل ها، تجزیه و تحلیل نتایج و بهبود فرآیند است.

به عنوان مثال، تصور کنید که شکایات مشتریان زیادی در مورد نرخ پاسخ پایین تیم پشتیبانی خود دارید. سپس احتمالاً باید روش کار تیم خود را بهبود بخشید تا مشتریان را راضی نگه دارید. این نقطه ای است که PDCA وارد بازی می شود.

بیایید نگاهی دقیق‌تر به چهار مرحله فرآیند PDCA بیندازیم.

طرح pdca-plan
در این مرحله شما به معنای واقعی کلمه برنامه ریزی خواهید کرد که چه کاری باید انجام شود. بسته به اندازه پروژه، برنامه ریزی می تواند بخش عمده ای از تلاش های تیم شما را به خود اختصاص دهد. معمولاً از مراحل کوچکتری تشکیل می شود تا بتوانید برنامه ای مناسب با احتمال شکست کمتر بسازید.

قبل از اینکه به مرحله بعدی بروید، باید مطمئن شوید که به برخی از نگرانی های اساسی پاسخ داده اید:
مشکل اصلی که باید حل کنیم چیست؟
به چه منابعی نیاز داریم؟
چه منابعی داریم؟
بهترین راه حل برای رفع مشکل با منابع موجود چیست؟
طرح در چه شرایطی موفق تلقی می شود؟ اهداف چیست؟ به خاطر داشته باشید، شما و تیمتان ممکن است لازم باشد قبل از اینکه بتوانید ادامه دهید، چند بار برنامه را طی کنید. در این مورد، مناسب است از تکنیکی برای ایجاد و حفظ حلقه های بازخورد باز استفاده شود. این به شما امکان می دهد قبل از تصمیم گیری برای ادامه، اطلاعات کافی را جمع آوری کنید.

انجام دادن pdca-do
پس از توافق بر سر برنامه، زمان اقدام فرا رسیده است. در این مرحله تمام آنچه در مرحله قبل در نظر گرفته شده است را اعمال خواهید کرد.

توجه داشته باشید که مشکلات پیش بینی نشده ممکن است در این مرحله رخ دهد. به همین دلیل است که در یک موقعیت عالی، ممکن است ابتدا سعی کنید برنامه خود را در مقیاس کوچک و در یک محیط کنترل شده بگنجانید.

استانداردسازی چیزی است که قطعا به تیم شما کمک می کند تا برنامه را به آرامی اجرا کند. اطمینان حاصل کنید که همه نقش ها و مسئولیت های خود را می دانند.

بررسی pdca-check
این احتمالاً مهمترین مرحله از چرخه PDCA است. اگر می‌خواهید برنامه خود را روشن کنید، از اشتباهات تکراری اجتناب کنید و بهبود مستمر را با موفقیت اعمال کنید، باید به مرحله CHECK توجه کافی داشته باشید.

در اینجا، باید اجرای طرح خود را بررسی کنید و ببینید آیا برنامه اولیه شما واقعاً کار می کند یا خیر. علاوه بر این، تیم شما می‌تواند بخش‌های مشکل‌ساز فرآیند فعلی را شناسایی کرده و در آینده آنها را حذف کند. اگر در طول فرآیند مشکلی پیش آمد، باید آن را تجزیه و تحلیل کنید و علت اصلی مشکلات را پیدا کنید.

عمل کنید pdca-act
در نهایت، به آخرین مرحله از چرخه Plan-Do-Check-Act می رسید. قبلاً طرح خود را توسعه داده، اعمال و بررسی کرده اید. حالا، شما باید اقدام کنید.

اگر همه چیز عالی به نظر می رسد و تیم شما موفق به رسیدن به اهداف اصلی شده است، می توانید ادامه دهید و برنامه اولیه خود را اعمال کنید.

در صورت دستیابی به اهداف، اتخاذ کل طرح می تواند مناسب باشد. به ترتیب، مدل PDCA شما به خط پایه استاندارد جدید تبدیل خواهد شد. با این حال، هر بار که یک طرح استاندارد را تکرار می‌کنید، به تیم خود یادآوری کنید که همه مراحل را دوباره طی کند و سعی کنید با دقت پیشرفت کنید.

چرخه PDCA یک چارچوب ساده اما قدرتمند برای رفع مشکلات در هر سطحی از سازمان شما است. این می تواند بخشی از یک فرآیند برنامه ریزی بزرگتر باشد، مانند هوشین کانری.

رویکرد تکراری به تیم شما کمک می کند تا راه حل ها را بیابد و آزمایش کند و آنها را از طریق چرخه کاهش ضایعات بهبود بخشد.

فرآیند PDCA شامل تعهد اجباری به بهبود مستمر است و می تواند تأثیر مثبتی بر بهره وری و کارایی داشته باشد.

در نهایت، به خاطر داشته باشید که مدل PDCA به زمان معینی نیاز دارد و ممکن است برای حل مسائل فوری مناسب نباشد.

به طور خلاصه:
چرخه Plan-Do-Check-Act ابزار مفیدی است که می تواند به تیم شما کمک کند تا مشکلات را بسیار کارآمدتر حل کند.

PDCA مزایای قابل توجهی دارد:

PDCA بهبود مستمر افراد و فرآیندها را تحریک می کند.

PDCA به تیم شما اجازه می دهد راه حل های ممکن را در مقیاس کوچک و در یک محیط کنترل شده آزمایش کند.

PDCA از تکرار اشتباهات فرآیند کار جلوگیری می کند.

مدل PDCA (Plan-Do-Check-Act) یک چرخه مدیریت بهبود پیوسته است. در مدیریت امنیت اطلاعات و شبکه‌های کامپیوتری، اجرای PDCA می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش امنیت کمک کند.

1. مرحله برنامه‌ریزی (Plan):
- تعیین اهداف و اهداف امنیتی.
- ارزیابی ریسک‌ها و آسیب‌پذیری‌ها.
- تدوین استراتژی‌ها و راهکارهای امنیتی.

2. مرحله اجرا (Do):
- پیاده‌سازی تدابیر امنیتی مطابق با برنامه.
- اجرای آموزش‌های امنیتی برای کارکنان.
- راه‌اندازی فناوری‌ها و ابزارهای امنیتی.

3. مرحله بررسی (Check):
- ارزیابی عملکرد امنیتی و مقایسه آن با استانداردها.
- بررسی نقاط ضعف و بهبودهای ممکن.
- جمع‌آوری داده‌های امنیتی و تجزیه و تحلیل آن‌ها.

4. مرحله عمل (Act):
- اجرای بهبودها و تصحیح‌ها بر اساس یافته‌های بررسی.
- به‌روزرسانی و بهبود برنامه‌ها و سیاست‌های امنیتی.
- ادامه فرآیند بهبود پیوسته.

با ادامه این چرخه PDCA، سازمان می‌تواند بهبودهای پایدار در حوزه امنیت اطلاعات و شبکه‌های کامپیوتری خود را ایجاد کرده و با چالش‌ها و تهدیدهای جدید سازگار شود.

1. مرحله برنامه‌ریزی (Plan):
- تعیین اهداف و اهداف امنیتی:
شناسایی اطلاعات حساس، محاسبه ریسک‌ها و تعیین اهداف امنیتی.
- ارزیابی ریسک‌ها و آسیب‌پذیری‌ها:
تحلیل و تعیین اولویت‌های ریسک و تشخیص آسیب‌پذیری‌های امنیتی.
- تدوین استراتژی‌ها و راهکارهای امنیتی:
تدوین راهبردها، سیاست‌ها و پروسه‌های امنیتی.

2. مرحله اجرا (Do):
- پیاده‌سازی تدابیر امنیتی مطابق با برنامه:
اجرای پروژه‌های امنیتی و اجرای سیاست‌ها و پروسه‌های امنیتی.
- آموزش کارکنان:
برگزاری دوره‌های آموزشی برای اطلاعات امنیتی و به‌روزرسانی مهارت‌های کارکنان.
- راه‌اندازی فناوری‌ها و ابزارهای امنیتی:
پیاده‌سازی ابزارهای امنیتی مانند فایروال، ضدویروس و سیستم‌های نظارتی.

3. مرحله بررسی (Check):
- ارزیابی عملکرد امنیتی و مقایسه با استانداردها:
اندازه‌گیری عملکرد امنیتی و مقایسه آن با استانداردها و معیارهای امنیتی.
- بررسی نقاط ضعف و بهبودها:
شناسایی نقاط ضعف و تدوین برنامه بهبود.
- جمع‌آوری داده‌های امنیتی و تحلیل:
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های امنیتی، شامل گزارش‌ها و لاگ‌ها.

4. مرحله عمل (Act):
- اجرای بهبودها و تصحیح‌ها بر اساس یافته‌های بررسی:
پیاده‌سازی تغییرات و بهبودهای شناسایی شده در مرحله بررسی.
- به‌روزرسانی و بهبود برنامه‌ها و سیاست‌های امنیتی:
به‌روزرسانی استراتژی‌ها، سیاست‌ها و پروسه‌های امنیتی.
- ادامه فرآیند بهبود پیوسته:
ادامه بهبودها و به‌روزرسانی‌ها بر اساس تغییرات در تهدیدات و فناوری‌ها.

با این رویکرد PDCA، سازمان می‌تواند به طور مداوم بر روی بهبود امنیت اطلاعات و شبکه‌های کامپیوتری خود تمرکز کند.

منبع: انجمن یا اتحادیه صنعت فناوری رایانه ای
به انگلیسی:
Computing Technology Industry Association
(اختصاری CompTIA)
ترجمه: گوگل
گردآوری و تنظیم متن: میر علی شهیدی
ورود به صفحه انگلیسی